Jenis-jenis Arsip

JENIS-JENIS ARSIP

A.                PENGERTIAN ARSIP

Arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat/diterima oleh lembaga pemerintahan swasta/perorangan dan mempunyai nilai guna, yang disusun menurut sistem tertentu agar pada saat diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.

Dapat disimpulkan bahwa tidak semua warkat atau surat dapat dikategorikan sebagai arsip. Surat atau warkat, baru dapat dinyatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.      Merupakan kumpulan warkat.

2.      Mempunyai nilai guna

3.      Disimpan menurut sistem tertentu

4.      Apabila diperlukan, dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

       B.               PERANAN, FUNGSI DAN NILAI GUNA ARSIP

Peranan arsip :

1.      Sebagai pusat informasi

2.      Sebagai sumber dokumentasi

3.      Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi

Fungsi Arsip menurut Undang-undang nomor 7 tahun 1971 pasal 2 sebagai berikut

1.      Arsip dinamis

2.      Arsip statis

Nilai guna arsip adalah nilai kegunaan yang terkandung dalam arsip didasarkan atas kepentingan pengguna arsip itu sendiri. 

        C.           JENIS-JENIS ARSIP

1.      Ditinjau dari kepentingannya yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung didalamnya. Menurut Ensiklopedia Administrasi, arsip atau warkat jenis ini dapat dibedakan menjadi

a.       Vital record (warkat yang sangat penting), yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi atau instansi. Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan secara terus-menerus (abadi) selama organisasi itu masih berdiri.

b.      Important record (warkat penting), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun ke atas).

Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan       secara tertib, misalnya surat perjanjian sewa menyewa dan lain-lain.

c.       Useful record (warkat yang berguna, yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa. Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya. Biasanya, diberbagai organisasi/instansi, warkat jenis ini paling banyak jumlahnya. Contoh, surat-surat kantor/dinas pada umunya.

d.      Essensial record (warkat tidak penting), yaitu warkat yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca. Oleh karena itu, warkat jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingat isinya/dicatat dalam buku agenda harian. Contohnya, undangan rapat dan lain-lainnya.

2.      Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip/warkat dari wujud benda arsip itu sendiri. Arsip/warkat jenis ini terdiri atas :

a.       Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis. Misalnya : surat dina, akta, dan lain-lainnya

b.      Arsip visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisan, ukiran, pahatan seperti peta, relief, poster, dan sebagainya.

3.      Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip/warkat dari segi isi yang terkandung didalamnya. arsi[p/warkat jenis ini dapat berupa:

  a.       Financial record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan.

  b.      Inventory record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan (goods)

  c.       Personnel record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.

  d.      Sales record, adalah catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan.

  e.       Production record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi.

4.      Ditinjau dari kepemilikannya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya serta asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembaga/kantor tersebut.
a. Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain:

         1) Arsip Nasional Republik Indonesia, sebagai   inti organisasi lembaga Kearsipan  Nasional yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Pusat (Arnapus).

       2) Arsip Nasional Republik Indonesia yang berada di masing-masing Daerah Tingkat I, yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda).

                 b. Berasal dari instansi pemerintah/swasta;

1)      Arsip primer, merupakan aarsip asli, bukan salinan, copy, tembusan atau tindasan

2)      Arsip Sekunder, adalah arsip yang berupa salinan, copy, tembusan/tindasan

3)      Arsip sentral, adalah arsip yang disimpan di pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpannya (sentralisasi).

4)      4) Arsip unit, adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan di masing-masing unit tempat arsip tersebut dibuat (desentalisasi).

5.      Adapun fungsi arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 2 sebagai berikut

 a.       Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan dalam penyelenggaraan pelayanaan ketatausahaan dalam ruang lingkup adminitrasi Negara. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi

1)      Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi.

2)      Arsip Inaktif atau pasif, yaitu arsip yang frekuensi penggunanya sudah mulai menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi/instansi.

3)      Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun dalam penyelngaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelnggaraan sehari-hari adminitrasi Negara.