Sistem Pengelolaan Arsip

SISTEM PENGELOLAAN

A. Tujuan Pengelolaan Arsip

1.  Dalam Undang-undang nomor 7 Tahun 1971 pasal 3 dinyatakan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaann, pelaksanaan dan penyelenggaran kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan-bahan pertanggungjawaban pemerintah.

2.  Drs.  E. Martono menyatakan bahwa tujuan penataan berkas atau kearsipan dapat dirumuskan sebagai berikut.

-          Menyediakan warkat jika diperlukan

-          Menghindari pemborosan waktu dalam pencarian

-          Mengumpulkan dan mengelompokkan warkat yang berhubungan satu sama lain.

-          Mengamankan warkat yang penting dari bahaya pencurian dan kebakaran

-          Memanfaatkan temppat penyimpanan dan saranya

-          Melindungi serta menjaga kerahasiaan informasi yang terkandung di dalam warkat, khusunya warkat yang karena sifatnya harus dirahasiakan.

3. Drs. Anhar, dalam bukunya yang berjudul Pengurusan Surat dan Kearsipan, menyatakan bahwa tujuan pengelolaan kearsipan yaitu menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah menemukannya kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.

Dari ketiga pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa tujuan pengeloaan kearsipan antara lain sebagai berikut.

- memelihara arsip dengan baik

-          Menyimpan warkat dengan sistem yang tepat, sehingga mudah ditemukan kembali secara cepat dan tepat.

-          Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai

-          Menjamin keselamatan warkat, baik isi maupun bentuknya

-          Memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik.

B. Sistem penyimpanan arsip (filing system)

Seperti yang telah dikemukakan di atas bhahwa kearsipan adalah semua keguiatan pengurusan arsip yang dimulai dari kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan (filing) dan penemuankembali (finding), penyeleamatan arsip (pengamanan, pemeliharaan dan perawatan) dan penyusutan (pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan) arsip.

Sistem penyimpanan arsip (filing system) adalah suatau rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip

Sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat tdan tepat. Filing system merupakan salah satu kegiatan pengurusan arsip yang tidak dapat dipisahkan dengan kegiatan penemuan kembali (finding)

Adapun sistem penyimpanan arsip (filing system), dapat dibedakan dalam lima macam, sebagai berikut

1. Sistem abjad (alphabetic filing system)

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan urutan abjad. Disusun mulai huruf A sampai dengan Z. Dalam penyususnannya, surat-surat disusun berdasarkan huruf pertama nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor atau perusahaan yang sudah diindeks.

2.      Sistem masalah (subject filing system)

Sistem masalah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen yang bertalian.

3. Sistem wilayah (geographic filing system)

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman pada daerah/kota/negara alamat surat.

4. Sistem tanggal (chronological filing system)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdaarkan urutan waktu/kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun penerimanaan pencatatan surat/dokumen.

5. Sistem nomor (numeric filing system)

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan nomor, yang dibagi menjadi dua macam, yaitu:

1. Filing System Nomor Dewey ;
2. Filing System Nomor Terminal Digit.

Filing system mempunyai tujuan sebagai berikut:

1.      Menghemat waktu; dengan menggunakan filing system yang tepat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah.

2.      Menghemat tenaga, dalam kegiatan penyimpanan (filing) dan penemuan kembali (fiding) arsip, tidak terlalu banyak menghabisakan tenaga

3.      2. Menghemat tempat; dengan menggunakan sistem yang tepat, penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak karena arsip yang disimpan hanyalah arsip-arsip yang bernilai guna saja.

D. Ciri-Ciri Filing Sistem yang baik

Terdapat beberapa kriteria yang harus dipenuhi dalam penyelenggaraan sistem filing yang baik, di antaranya sebagai berikut.

1.      Tidak memakan tempat; letak (lay out) dibuat seefektif dan seefisien mungkin.

2.      Sederhana dan praktis; mudah dilaksanakan dan tidak bereblit-belit.

3.      Mudah dicapai; penyimpanan surat/warkat harus dapat dengan mudah diambil dan digapai.

4.      Ekonomis; tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya, perlengkapan, tenaga, dan cara pengerjaannya.

5.      5. Cocok dan tepat guna; disesuaikan dengan tujuan atau kepentingan

6.      6. Fleksibel; mudah dikembangkan apabila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan.

7.      7. Klasifikasi yang khusus; keanekaragaman arsip dapat menimbulkan kesulitan.

8.      8. Aman; bebas kerusakan karena terpelihara dari gangguan serangga, rayap, air, debu dan sebagainya.

Adapun hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan sistem filing yang akan dipergunakan antar lain sebagai berikut.

1.      Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan tujuan, ruang lingkup, dan jenis lembaga/instansi/organisasi.

2.      menentukan klasifikasi yang paling tepat untuk sistem kearsipan yang akan dipergunakan.

3.       menentukan sifat warkat yang akan diarsipkamn; permanen atau dapat di[pindah-pndahkan, cepat dimusnahkan atau lama disimpan, dan sebagainya.

4.       ruangan bagaimana yang diperlukan.

5.      5. Pertimbangan anggaran biaya; yang terbaik ialah dengan biaya kecil dapat menyelengggarakan sistem kearsipan yang baik.

6.      6. Penggunaan alat dan tenaga manusia yang seefektif dan seefisien mungkin.

7.      7. Penentuan asas kearsipan yang akan dipakai; sentralisasi, desentralisasi atau gabungan.

ASAS KEARSIPAN

Seperti yang telah diuraikan pada bab sebelumnya bahwa hal yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan sistem filing yang akan diterapkandalam suatu kantor/organisasi di antaranya ialah penentuan asas kearsipan.

Asas kearsipan adalah pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan pengurusan surat/arsip aktif yang di sesuaikan dengan kedudukan unit kerja dalam suatu kantor/organisasi. Ada tiga asas kearsipan yang bisa diterapkan, yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas gabungan.

1. Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian organisasi/unit kerja tersendiri, yitu semua warkat/surat/dokumen disimpan dalam suatu tempat/ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri yang di namakna unit sentral.

v        Ada beberapa keuntungan/kelebihan dari penggunaan asas sentralisasi, yaitu:

      v      Adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip;

      v  Pengembangan pegawai ahli dalam wawasan dan keterampilan kearsipan, atau spesialisasi pegawai kearsipan;

      v  Penyelenggaraan dan pengawasan lebih efektif karena tanggung jawab terpusat;

      v  Menghilangkan kekembaran salinan dalam bagian penyelenggaraan yang berlainan;

      v  Menjamin bahwa surat-surat atau warkat yang masuk atau keluar dengan perihal yang sama disimpan menjadi satu;

      v  Penghematan biaya, perlengkapan, dan pegawai.

v   

      Namun demikian, penyelenggaraan sentralisasi ini mempunyai beberapa kelemahan, di antaranya sebagai berikut.

      v  Jika arsip  diperlukan, tidak dapat segera diperoleh karena harus melalui prosedur, apalagi bila letaknya berjauhan.

      v  Sistem yang dipergunakan kemungkinan tidak sesuai dengan kegiatan bagian masing-masing.

      v  Semakin gemuk bagian kearsipan maka akan semakin mudah wilayah surat/warkat.

2. Asas desentralisasi . Asas desentralisasi adalah penyelenggaraan kearsipan yang tidak dipusatkan pada suatu unit/bagian/organisasi, tetapi dilakukan pada unit/bagian secara sendiri-sendiri.

v  Beberapa kelebiham/keuntungan dari penggunaan asas desentralisasi, antara lain:

v  Mudah memperoleh surat/warkat yang diperlukan;

v  Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada di lokasi unit atau bagiannya;

v  Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing.

v   

v  Adapun kelemahannya antara lain:

v  Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan;

v  Pemborosan biaya dan perlengkapan;

v  Pengawasan keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut;

v  Kemungkinan terdapat kekembaran arsip karena tiap unit/bagian memiliki arsip sendiri-sendiri.

3. Asas gabungan . Asas gabungan adalah penyelenggaraan pengelolaan arsip dengan memadukan kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan dari kedua asas tersebut dapat diminimalisasi. Pada pelaksanaannya, unit sentral bertanggung jawab atas arsip inaktif seluruh unit kerja atau bagian dari suatu kantor atau organisasi, sedangkan unit pengolah bertanggung jawab atas arsip aktif dari masing-masing unit kerja.